De nieuwe Europese privacywetgeving

Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe Europese privacywetgeving van toepassing. De bedenkers ervan noemen dit General Data Protection Regulation, afgekort GDPR of in het Nederlands Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG. 

Waarvoor dient dat?

De privacywetgeving is er om jouw privé gegevens heel goed te beschermen. Iemand die jouw naam, adres, leeftijd, bankrekeningnummer, rijksregisternummer, posts op Facebook, interesses, achtergrond of foto in handen krijgt, mag daar niet zomaar alles mee doen. Je persoonsgegevens of je foto mogen niet in verkeerde handen terecht komen en zeker niet gebruikt worden voor andere doeleinden dan deze waarvoor jij toestemde. Gelukkig maar, zo ben jij safe als je bijvoorbeeld een klantenkaart aanmaakt in een winkel, bij een online bestelling, bij het lid worden van de bib, bij het inschrijven op een activiteit van je vereniging, bij het aanmaken van een Facebookprofiel enzovoort. 

Voor de invoering van de GDPR moesten bedrijven en organisaties die gegevens van mensen bijhouden of ronselen, een aantal voorzorgen nemen om in orde te zijn met de regels. Ook Femmagroepen dus, want jullie houden ook gegevens van leden, deelnemers of geïnteresseerden bij.

Toch nog vragen of problemen? We geven jou graag de nodige ondersteuning!

Wat is ok, en wat niet?

Je mag enkel die persoonsgegevens bijhouden die van belang zijn voor de werking van je groep. Naam, adres, e-mailadres, gsm/telefoonnummer, bepaalde foto’s, posts op sociale media gelinkt aan je groep, eventueel interesses van leden mag je bijhouden. Van niet-leden (deelnemers of geïnteresseerden) heb je de uitdrukkelijke toestemming nodig om dit te doen.

Verzamel liever geen informatie over de partner van je deelnemer, de schoolpunten van haar kinderen, haar seksuele voorkeur, haar laatste aankopen, de plek waar ze op reis ging, haar kledingmaat of het merk van haar wagen… Dit is niet van belang voor je Femmagroep, dus je hebt er niets mee te maken, toch?  

Je mag de persoonsgegevens van je leden, deelnemers of geïnteresseerden enkel gebruiken voor jouw eigen werking binnen de Femmagroep.

Een dame uitnodigen voor een volgende activiteit is natuurlijk prima! Haar een flyer sturen voor jouw Tupperware avond is niet ok, want dat was niet de reden waarvoor ze haar gegevens bij jou achterliet. Haar adres doorgeven aan een politieker die stemmen wil ronselen is evenmin een goed idee. Denk na: ‘heeft mijn contact haar persoonsgegevens hiervoor aan mij toevertrouwd?’ Is het antwoord ‘nee’, dan is het klaar.

Je mag de persoonsgegevens van je contacten niet tot in de eeuwigheid bijhouden. Je moet in je privacyverklaring (zie verder meer hierover), vermelden hoe lang jij die gegevens bijhoudt. Wij hanteren bij Femma het principe dat je geen gegevens bijhoudt die ouder zijn dan 5 jaar. Regelmatig je gegevensbestand opkuisen is de boodschap.  

Wanneer ben je in regel?

Het spreekt voor zich dat je goed zorg moet dragen voor de gegevens die je bezit. Aan iemand die geen lid is van je groep, vraag je toestemming om haar berichten te sturen. Maak je een foto van iemand of van een groepje mensen? Ook dan vraag je toestemming om hem te publiceren en duid je waarvoor de foto zal dienen. Als leden, deelnemers of geïnteresseerden een vraag hebben rond het gebruik van hun gegevens, dan geef je hen een helder antwoord.

Het is een verplichting om een gegevensregister bij te houden, waarin je vermeldt welke gegevens je bijhoudt en wat je ermee doet. Geen moeite, HIER en HIER vind je voorbeelden die je met minimale aanpassingen onmiddellijk kunt gebruiken, of een sjabloon als je het toch nog wat meer naar je hand wil zetten.

De wet bepaalt ook dat je een privacyverklaring moet ter beschikking stellen. Daarin duid je hoe jij omgaat met persoonsgegevens van jouw contacten. Geen discussie, in je privacyverklaring staan de puntjes op de i. Wij maakten hem kant-en-klaar voor jou. Zo hoef je verder niets te doen, je privacyverklaring staat al op jouw groepswebsite. Werk je niet met een website gelinkt aan de Femma site? Dan kun je de privacyverklaring HIER vinden en hem alsnog zelf plaatsen.

Beste vrijwilliger, zit je nog met een vraag, een specifiek praktijkgeval, een onduidelijkheid?

Aarzel geen minuut. Contacteer emma@femma.be, wij bezorgen je snel een antwoord!

Wil je meer details te weten komen over die privacywet? Dan vind je ze in deze NOTA.
Roept dit hier en daar nog een vraag op? Ook dan kun je terecht op bovenstaand e-mailadres.

Alle documenten waarnaar op deze pagina wordt gelinkt, vind je ook terug in de webwijzer bij 'extra info - team'